In Exact Synergy Enterprise is het mogelijk om m.b.t. de “Worde merge“-functionaliteit allerlei gegevens uit Relaties, Verzoeken, Projecten, Medewerkers, Artikelen, Verkoopkansen, etc. in een Microsoft Word document samen te voegen.
Je gebruikt dit o.a. voor het maken van offertedocumenten in de verkoopcyclus.

Wil je op de kosten voor het verzenden van bijv. de offertes naar je prospects en klanten besparen, dan kun je ervoor kiezen om je briefpapier op te nemen in het Word-sjabloon.

Echter zo af en toe wil je een prospect of een klant toch ook een offerte op papier versturen. Wanneer je dan reeds je bedrijfslogo, adresgegevens, etc. op het papier hebt voorgedrukt, dan krijg je de logo’s en adresgegevens uit Word ook nog eens op het papier afgedrukt.

Microsoft Word biedt de mogelijkheid om gebruik te maken van zogenaamde “verborgen tekst”.
Deze functionaliteit maakt het mogelijk om bij het afdrukken van bijvoorbeeld een offertedocument vanuit Exact Synergy Enterprise te kiezen of je logo’s, adresgegevens, e.d. wilt laten afdrukken of niet.

Hiermee kun je dus hetzelfde Word-sjabloon gebruiken voor zowel het afdrukken op briefpapier als ook het afdrukken als PDF om de offerte per e-mail te versturen.

Heeft u interesse om uw sjablonen in Exact Synergy Enterprise aan te passen zodat deze zowel als PDF als op briefpapier kan worden afgedrukt?

Selecteer in het Word document de tekst en afbeeldingen die je wilt aanduiden als “verborgen tekst” en klik nu “CTRL-SHIFT-H” op het toetsenbord.

Schrik niet! 🙂

De geselecteerde tekst en afbeeldingen kunnen nu ineens “verborgen” zijn. Dat is de gedachte achter “verborgen tekst”…:-)

Via de “Opties voor Word“-instellingen kun je aangeven of je de “Verborgen tekst” wilt zien.

Daarbij heb je ook de instelling “Verborgen tekst afdrukken”. Wanneer je er vanuit gaat dat je de meeste offertes per e-mail verstuurd, kun je deze instelling eigenlijk altijd uit laten staan.

Voordat je een incidentele offerte op papier afdrukt, kun je deze instelling weer even tijdelijk aanzetten.

Wil je gebruik maken van de “Word merge“-functionaliteiten in Exact Synergy Enterprise en wil je daarbij ondersteuning van een ervaren consultant?
Neem vrijblijvend contact met mij op voor een eerste kennismaking.

by